加入管理层

你知道吗?

汤姆逊河大学中华学生学者联谊会是加拿大有影响力的中华学生组织!

  • 每年举办规模盛大的校园春节联欢晚会
  • 每年举办烟花表演
  • 中华人民共和国驻温哥华大使馆文化教育部注册登记社团

为什么要加入中华学生会管理层?

在中华学生会,我们为每一位成员提供可让他们(她们)充分得到锻炼的机会!

  • 参与策划组织针对全校师生的各项活动!
  • 与当地企业面对面洽谈商务合作事项!
  • 获得仅提供给学生会管理层成员的证书!
  • 获得仅提供给学生会管理层成员的各项福利!
  • 享受充分的商业责任保险!(在既定条件下)

工作内容

秘书部部长

  • 负责大小会仪的记录工作(每次会议结束后,需要将会议安排的事物写入日程表,并写明工作截止日期,于会议结束后的当天发表在“我的学生会首页”。发表后,副主席在云之家上分配任务给相应的负责人并根据记录内容设置截止日期。)
  • 督促并提醒任务负责人,确保任务在截止日期时完成。
  • 秘书部部长协同主席,副主席以及各部门部长有义务监督会计、文书、公关部以及融资部等重要职位的工作是否符合学生会的要求。
  • 主席或副主席可与会计取得直接的交流,负责监督学生会的大小进、出账户明细。

会计

  • 每月1日出台上一个月的 Income Statement。
  • 每年1月1日和4月1日制作 Statement of Financial Position。
  • 每年3月15日是各部门申请下一次活动资金预算的截止日。(各部门部长负责统计,并写明具体的开支说明)
  • 每年3月31日会计公布下一年度的财政预算,交副主席和主席分别签字审批。如果审批通过,则应该在签字后及时打印分发到各部门部长手中。如果没有通过,则需要在7日內重新提交审批。(例如:2017年3月31日公布2017年3月31日至2018年3月31日的财政预算。)
  • 如有不在预算范围内的开支需要在云之家上提交资金审批。审批的申请流程应是申请人填写申请内容,交融资部审批,副主席审批,最后交到会计处。

文书

  • 文书需要记录每次会议的重要内容(会议包括任何性质的会议例如语音会议),分点罗列,并于会议结束后的3天内打印上交到主席副主席以及各部门部长手中。
  • 文件档案的管理(需要一个专门放置备份文件的盒子,需要做好存档记录。每一份档案应有一个编号,并登记在系统当中,记录信息包括标题、档案所属事件的说明,档案编号,入档日期。)
  • 对外公开的书面文件应首先填写对外文件打印申请表,写明用途,发放对象,打印份数,交秘书部部长,主席或副主席审批后用学生会官方信纸打印。文书有义务管理信纸,确保信纸不被他人盗用。物资与采购管理员
  • 负责收集联谊会每一次大小活动所用的各类物品工具,需另找一处存放联谊会的共有财产。物资管理员还需要一定的规划能力,列表归类各类物件明细。
  • 登记和管理物资进出,每一项都需要有记录。
  • 随时查看库存内容,确保能够及时响应各部门的物资需求。
  • 货物的购买都由物资管理员负责。借用的物资也是物资管理员的负责范畴。
  • 物资申请的流程应是:各部门填写物资申请表交物资管理员审批,审批同意后,物资管理员在系统上记录,并于指定时间回收物资。

人资部部长

  • 确保整个学生会的规章制度的正确实施。
  • 每月1日出台上一个月的学生会成员工作评估报告。
  • 负责学生会内部人员的调度,任免,入职和离职档案管理。
  • 每一位加入学生会的正式成员都要有一份书面和电子档案。
  • 人资部部长应对每一次会议的签到。(每位学生会成员每个年度工作时间内有一次请假的机会)

人力资源部招新主管

  • 在纳新的过程中负有主要责任,为各个部门把关,把正确可用的人才在正确的时间和方式转移到需要他们的各个部门中去。
  • 负责主持新成员培训,申请表分发和收集。收集到的或者申请成功的新人记录则是会被转交至人资部部长。
  • 根据各部门的职能发现和招收新成员。
  • 详细了解并熟知各部门的工作范畴和内容。
  • 管理和组织志愿者。(志愿者不属于学生会成员的一部份)

文化和娱乐活动部部长

  • 组织与策划各类与联谊会有关的,或是联谊会主办的大小活动。不仅要亲自与部员制作合理详细的活动计划于章程,还要与其他部门通过有效的交流,进行协同合作。
  • 部长与主席团沟通,方便了解每次活动的最大使用经费。
  • 与融资部沟通,方便了解到每次活动的赞助商有多少。
  • 与人资部沟通,方便了解活动中能够使用的志愿者,或者及时挖掘人才、演员等。
  • 安排场地与音响灯光,统筹管理节目编排与出场顺序。

文化和娱乐活动部副部长

  • 负责对每次活动的细节安排,负责传达部长指令,并且起到一个承上启下的作用。
  • 对上接纳主席团、融资部、人资部上级的意愿和要求,对下了解活动中演员、志愿者等团体的想法。
  • 要具有很强的人际事务处理能力,以及对各项事务的抗压能力。
  • 提出宣传重点,宣传方案,联系演员,联系服装道具。
  • 部长不在时,受部长委托执行部长职责。

融资部部长

  • 邀请赞助商为学生会的公共活动提供资金,与联谊会现有的赞助商保持融洽的交流往来关系。
  • 预算和合作方的方案都统一交给主席审查与批阅。
  • 分配人员前往不同地点进行赞助申请。

融资部副部长

  • 撰写赞助商赞助协议,根据部长与赞助商洽谈的内容对协议进行修改,提出赞助意见和方案。赞助协议一式两份,赞助商,学生会各持一份。协议达成后需双方签字。
  • 赞助支票需由秘书部会计前往领取,或由融资部部长或副部长接收后24小时内交秘书部会计。

公关部市场关系主管

  • 管理 Facebook 主页,每一个月至少应该公布5条推文,且推文应该是多种类型。推文应首先包含学生会动态,其次可以分享有关 TRU 的内容。
  • 管理学生会官网新闻报道板块,每月应该至少更新两条新闻内容。新闻内容必须是高质量的新闻,每篇文章字数不得少于500字,并且绝大多数的文章应该附带图片。
  • 每个月1日需要发表一个1-5分钟的视频,在视频中公布学生会上一个月的工作内容,并上传发表到学生会官网首页。
  • 代表学生联谊会发表声明讲话,并撰写公告,履行公关职责。(较大影响的事件在发表公告前需要获得主席或副主席签字同意。代表中华学生联谊会形象大使出席各类活动与其它社团建立良好关系。
  • 负责回复官方信件,及时通知各部门邮件涉及的工作。
  • 与 TRUSU 以及其它下属社团保持交流。