在秘书部工作
摘要
学联会如同公司运作，这与国内的许多的社团有所不同。作为秘书部的一员，你将帮助我们的团队在快节奏的工作环境中始终调理有序，保持专注。我们的秘书部成员负责学联会的通讯协调、财务管理、政策管理、会议纪要管理、采购与物资管理以及信息安全管理。同时，你还会协助其它部门成员完成目标，创造非凡的学联体验。
我们正在寻找一个具有友好工作风格的团队成员，他需要积极主动、组织有序，能够有效的处理多项任务并进行任务优先级排序，同时具备出色的判断力并能够主动采取行动。
加入学联会，你收获的不仅是工作经验，更是绝佳的校园体验。在这里，你将挑战自我，取得成就。如果一个令人兴奋，快节奏且充满友善的环境吸引了你的注意，请考虑加入我们。
工作内容
通讯协调
- 帮助我们的团队在快节奏的工作环境中保持有序
- 确保我们的团队在工作中遵守学联会的相关规章制度
- 协助学联会的部门完成工作
- 负责特定部门或特定项目的协调工作
- 策划和组织年终总结报告会，协调各部门完成年终总结，撰写年终总结报告
财务
我们希望学习工商管理或希望在会计、税务以及金融领域获得长足发展的同学申请学联会的会计工作。
- 管理和制定学联会的年度预算，明确收入和支出，确保经费被合理的分配至学联会的各项日常工作
- 通过 Quickbooks 和多种软件来记录和维护所有财务交易，包括收入、支出、发票和收据等
- 审核学联会的预算和报销，确保开支符合相关的规章制度
- 管理银行账户，包括定期检查账户余额，处理存款和提款
- 处理学联会成员的费用报销，确保符合相关的政策和程序
- 生成并向社团成员和相关方提供财务报告
采购与物资管理
- 根据社团发展的需求，评估日常运作中所需要的物资和设备
- 根据评估内容制定采购计划
- 寻找合适的供应商，评估其信誉、价格、服务和可靠性
- 执行采购计划
- 管理学联会的库存，确保物资存储安全，有序，避免杂乱
- 协助活动筹备，为活动准备所需的各项物资
- 寻求提高采购流程效率的方法，降低对环境的影响
会议纪要
- 策划、组织和召集社团内部会议
- 协助制定会议议程，确保包好所有需要讨论的事项，并提前分发给与会人员
- 按照学联会的要求及学生社团的要求为每一次会议准备会议纪要，记录出席人员和会议决策，并备份好会议记录以供查阅
- 行动项跟进，确保相关责任人按时完成任务
- 反馈循环，定期收集和分析成员对会议纪要的反馈，不断改进会议纪要的质量和效果
信息安全管理
我们希望学习计算机科学、数据科学以及希望在信息安全领域有长足发展的同学申请学联会的信息安全管理工作。
- 管理学联会的信息系统，包括学联会网站 WordPress、Quickbooks 会计系统、企业微信、企业邮箱、Zoom Phone 系统等
- 管理和维护学联会的硬件设备和软件应用，确保其正常运行
- 为学联会代表提供技术性建议和支持，协助学联会成员解决硬件和软件问题
- 整合不同的信息技术系统，确保它们之间的协同工作
- 制定并执行有效的数据备份和恢复策略，以保护学联会信息数据的安全
- 定期进行信息安全风险评估，识别和应对潜在的安全威胁
- 确保学联会的信息系统符合适用的法律法规，包括隐私法规等
申请要求
- 能够出席每周的学联会常规会议（允许少量请假）
- 对学联会发展和活动具有强烈兴趣
- 优秀的沟通能力，能够在小组中轻松、随意地进行对话
- 尊重彼此之间的差异，愿意去了解他人，共同营造包容的环境
- 你能平衡好学联会工作与你的学习，灵活适应志愿者时间安排
福利
学联会为成员提供多种多样的福利，请参考我们的人力资源服务。
多样性和包容性承诺
海纳百川，独树一帜。学联会致力于为在汤姆逊大学留学的中国学生创造非凡校园体验，丰富留学生工作经验为依归，并致力于促进思想的多样性。在学联会，我们致力于创造一个充满包容的环境。我们认为包容引领创新，并治理于创造一个不因种族、肤色、出生地、性别而被区别对待的工作环境。正因为学联会兼容并包的精神使得我们这个组织独树一帜。