学联会政策及流程

预算、报销及出纳

秘书部

学联会经费开支分为三个步骤，预算、报销及出纳。

1. 预算申请

   请在预算申请批准后再支出费用。

   • 若要开支学联会经费，需要首先进行预算申请。只有获得批准的预算才可以进行报销。
   • 支出费用时，由申请人先行垫付。
   • 申请人所购买的物品必须与预算申请上开支项目所罗列的一致。
   • 申请人必须保留好罗列有开支项目详情（包含项目单价及总价）的小票。
   • 如果预算费用超过 500 加元，需要提交已批准的活动策划书。

2. 费用报销

   • 若要进行费用报销，必须先有已获得批准的预算申请。
   • 实际报销金额不得超过获批后的预算金额，同时不得大于小票或发票上的金额。
   • 小票和发票必须以扫描的图片形式上传，字迹必须清晰可见。上传小票照片无法通过审批。
   • 小票上显示的内容必须和预算表中一致，如果不一致无法通过审批。
   • 目前仅支持收款方式为支票。
   • 在填写支票接收人一项时，请填写在银行登记的姓名，否则支票可能无法兑换。

3. 出纳

   • 出纳由出纳员负责。仅出纳员可见出纳审批单。
   • 出纳员负责在 QuickBooks 中进行记账，并通过 QuickBooks 向报销申请人开出支票。
   • 超过 500 加元的报销，出纳员需要确保该活动的所有相关文件已经经由该申请人所在部门部长上传至文娱部活动文件夹中。这些文件是重要备份文件，为学联会未来的策划工作提供参考。
   • 出纳员开出支票后将密封在学联会信封中，由申请人本人前往领取或邮寄给申请人。

学联会工作场所行为守则（XLH/S-AA004)

说明

中华学生学者联谊会倡导一个充满尊重和拒绝歧视、骚扰和欺凌行为的工作环境。

规则

• 定义
  •  “投诉人”指任何认为自己遭受歧视和根据《学联会工作场所行为守则》或《职业健康与安全规定》保护自己权利的人。汤姆逊大学中华学生学者联谊会也可能是投诉人。
  • “被投诉人”指根据《学联会工作场所行为守则》或《职业健康与安全规定》遭到指控的一个人或多个人。
  • “理性人”指处于与投诉人大致相同位置的人是否会认为另一个人的行为会导致歧视的发生。
  • “负责人”指学联会部长或主席负责：
    • 判定是否有违反《学联会工作场所行为守则》或《职业健康与安全规定》的行为；
    • 提出补救措施或预防措施；
    • 代理投诉人的角色进行调查；
    • 采取临时措施。
• “投诉”指投诉人根据《学联会工作场所行为守则》或《职业健康与安全规定》对保护自己权利所做的事实陈述。
• “歧视行为”指由卑诗省人权条例所定义的歧视和骚扰行为。
• “歧视理由”指卑诗省人权条例所禁止的针对年龄、种族、肤色、血统、出生地、政治信仰、宗教信仰、婚姻状况、家庭状况、身体或精神残疾、性别及性取向的歧视。
• “骚扰”指任何符合以下描述的行为：
  • 针对学联会干事、部长、主席或成员的辱骂或贬低行为。
  • 针对学联会干事、部长、主席或成员的符合歧视理由所定义的歧视行为。
  • 会被一个理性人认为是干扰他参与学联会相关活动的行为。
• “性骚扰”指任何符合以下描述的行为：
  • 一再称赞一位学联会成员、干事、部长或主席的外表。
  • 在学联会成员、干事、部长或主席面前讨论其它成员的性生活。
  • 向任何一位学联会成员、干事、部长或主席询问个人的性生活。
  • 在学联会工作场所、学联会活动或学联会网上办公交流平台中散步污秽言论、黄色笑话、暴露图片、黄色视频。
  • 发具有性暗示的短信、邮件或信息。
  • 赠予或留下学联会成员、干事、部长或主席留下不需要的浪漫礼物。
  • 散步其他学联会成员、干事、部长或主席的谣言。
  • 反复拥抱或对学联会成员、干事、部长或主席进行不必要的触摸。
• “欺凌”指任何符合以下描述的行为：
  • 散播学联会成员、干事、部长或主席的谣言及八卦。
  • 在社交媒体上排斥或孤立学联会成员、干事、部长或主席。
  • 破坏或故意妨碍学联会成员、干事、部长或主席的工作。
  • 身体虐待或威胁学联会成员、干事、部长或主席。
  • 故意给学联会成员、干事、部长或主席设立不可能完成的截止日期来致使学联会成员、干事、部长或主席失败。
  • 偷窃个人信息或故意向学联会成员、干事、部长或主席提供错误的信息。
  • 通过企业微信、内部沟通交流平台、电子邮件、短信或社交媒体发出令人反感的笑话。
  • 暗中监视、跟踪学联会成员、干事、部长或主席。
  • 分配不合理的职责或工作量，以制造对学联会成员、干事、部长或主席的压力。
  • 对学联会成员、干事、部长或主席大吼大叫。
  • 持续不断的批评学联会成员、干事、部长或主席。
  • 针对学联会成员、干事、部长或主席不当的惩罚。
  • 恶意的阻止学联会成员、干事、部长或主席参加培训、请假、竞选、参与活动。
  • 偷窃、篡改、破坏、涂抹、藏匿学联会成员、干事、部长或主席的个人物品或工作设备。
• 准则
  • 汤姆逊大学中华学生学者联谊会的所有成员都有责任和义务提供一个遵守的，且免于歧视、欺凌及骚扰的行为。
  • 确保汤姆逊大学中华学生学者联谊会的所有成员受到公平的对待。根据《学联会工作场所行为守则》或《职业健康与安全规定》所产生的事项都将得到部长或主席公正和及时的处理。
  • 《学联会工作场所行为守则》或《职业健康与安全规定》无意于干扰学联会成员之间的普通社会或个人关系。
  • 在汤姆逊大学中华学生学者联谊会，主席、部长、干事及成员的权利存在差异。应尽量避免暗示拥有权利或权限，避免导致歧视问题的可能性。
  • 在有歧视、欺凌或骚扰行为发生时，应首先给予投诉人帮助。
  • 投诉人和被投诉人都应有权利阐明自己的意见。
  • 投诉人可在任何时候撤销对被投诉人的指控。
• 管辖权
  • 汤姆逊大学中华学生学者联谊会仅对联会内部发生的歧视、欺凌或骚扰行为予以干预。

1. 讨论

   • 任何一位学联会成员、干事、部长或主席如果认为自己可能遭遇歧视、欺凌或骚扰行为，都应与部门部长或主席讨论此事。
   • 部长或主席可以就恶意、无理或超出管辖范围等理由拒绝投诉。当投诉被拒绝后，如果投诉人仍然希望继续投诉，可向汤姆逊大学的有关部门申请继续投诉。

2. 采取措施

   • 人力资源部部长或主席在经过充分讨论和研究后将决定被投诉人是否存在违反政策的行为，并采取如下措施：
   • 如果确实存在有骚扰、歧视、欺凌的行为，人力资源部部长或主席将决定对被投诉人采取何种行为来阻止被投诉人再次违反政策行为的发生。
   • 如果不存在有骚扰、歧视、欺凌的行为，人力资源部部长或主席将告知投诉人投诉被拒绝。

3. 后续工作

   • 如果人力资源部部长或主席无法与投诉人或被投诉人达成一致，则可以采取以下措施：
     • 向汤姆逊大学学生会汇报，将控诉交由汤姆逊大学学生会或汤姆逊大学处理。
     • 建议投诉人和被投诉人寻求本地司法机关的协助。

职业健康与安全规定（XLH/S-AA003)

说明

中华学生学者联谊会保障全体学联会干部和成员拥有健康和安全的工作和活动环境。中华学生学者联谊会将确保其职业健康与安全规定符合劳工法以及其它保障劳工合法权益，促进安全生产工作的法规。

规则

• 为了保障学联会干部和成员拥有健康和安全的工作环境，中华学生学者联谊会需要制定相关的规章制度来：
  •  保障学生、行政团队、教职工及来访人员远离各种不安全的环境。
  • 遵守汤姆逊大学Health and Safety和汤姆逊大学学生会OP-07的有关规定。
  • 确保拥有相应的资源来实施安全规范和安全操作行为。
  • 确保安全是所有活动策划、预算及发展方向过程中的首要目标。
  • 确保所有学联会干事获得相应的安全培训。
  • 确保安全责任被清晰的、明确的告知给成员或学联会干事。
  • 确保及时的制定或更新本职业健康与安全规定来适应不断变化的学联会发展需求。
• 责任与义务
  • 中华学生学者联谊会成员和干部需遵守学联会职业健康与安全规定、劳工法、汤姆逊大学 Health and Safety 及汤姆逊大学学生会 OP-07 的有关规定，并确保相应的安全规章制度不与以上规定矛盾；若有相互抵触的情况发生时，以以上规定为准。
  • 当有危险情况、不安全情况和存在潜在危险情况发生时，所有成员有责任和义务及时向部长或主席报告。
  • 您和活动参与人员的安全是我们的第一要务。
  • 不参与任何歧视、欺凌和骚扰活动；向部长或主席报告歧视、欺凌和骚扰。
  • 当进行可能存在安全隐患的工作时，请先告知部长和主席，并主动寻求有关的知识技能和避免潜在危险的方法。
  • 参加安全培训会议，主动阅读学联会制定的各种安全类文件。
• 部长及主席的责任与义务
  • 在维护和保障学联会整体安全方面发挥领导作用。
  • 任命专人来切实保障安全工作的进行和安全制度的实施，并在必要时候对安全规定进行更新或更正来满足不断变化的学联会发展要求。
  • 与汤姆逊大学安全和应急管理办公室保持联系，在必要时寻求指导和建议。
  • 确保学联会干事遵守和执行本规定的各项条款条例。
  • 支持充满尊重的工作环境，确保成员和干事不受欺凌、侮辱、歧视，确保成员和干事受到公平、公正的对待；确保成员和干事得到尊重。
  • 确保实施《学联会工作场所行为守则》。
  • 为任何安全顾虑和考量提供支持，组织或领导安全问题的讨论和研究，制定相应的危险预防方案和规定。